在2012年最後三個月，我開始重新「調配」一套自己的工作進度管理系統，以前我把工作流程統一交給 Remember The Milk 管理，並且還購買每年的付費版本，但是慢慢的我手邊開始同時要進行多個不同專案，我必須同時了解每個專案的「過去」、「現在」、「未來」進度，要能快速掌握不同專案的專屬資料，還要安排常常見縫插針跑出來的零碎意外任務，一個 RTM 似乎已經不足以負荷更複雜的「時間」、「資料」、「任務」管理需求。

工作要有效率，無非就是讓一切事情按部就班上軌道，經過反省自己的工作流程後，對我來說應該要區分出三個層面，讓不同層級的事情有適合的管理方式：

• 1.長期：「專案流程」的企劃、「專案資料」的控管。
• 2.中期：每個「工作階段」進度的截止日期。
• 3.短期：今日與近日必須執行的單一行動與零碎任務。

而在最近這三個月中，我嘗試讓 Evernote 管理「長期」計劃，讓 Google 日曆管理「中期」進度，讓 Gmail 與 Google 工作表管理「短期」任務。三個服務都是免費的，並且很容易整合，資料在彼此之間易於流動，又能跨平台在不同行動裝置裡使用，這就是我接下來要介紹的專案時間管理系統。

新年第一篇文章，我就要和大家分享這段時間以來的心得。裡面的方法我相信可以適用在不同的工具上，不一定要是 Evernote、 Google 日曆、 Google 工作表才能做得到（只是這三個工具在一些小細節處很適合我的個人需求而已）。

簡單的說也可以這樣歸納：

• 1.長期計畫：這種計劃不需要時間提醒，反而需要一個可以反覆編輯、清楚易讀、長期保存的「筆記本」即可，所以不管是真的紙筆，或是任何數位筆記、文書工具都可。
• 2.中期進度：任何行事曆都可以讓你寫上截止日期。
• 3.短期任務：也可以用任何數位或實體的「白紙」解決這個需求，只要能夠寫上你今天要做什麼事情即可，當然，能夠擁有「時間提醒」功能的數位工具更好。

下面我以自己實際的作業流程為例，來分享如何透過上述工具與方法，建立我自己的專案時間管理系統。

一、處在長期計畫階段時

例如去年要寫 Evernote 這本專書前，一開始想法萌芽的階段，還在收集許多的資料，或是草擬各種想法，對於執行的流程也尚在摸索，甚至連出版社是否同意出版都還不知道。

任何專案也都是從雛型開始的，在這個階段我就開始在 Evernote 中建立專案管理筆記，把我的想法、計畫都先收集起來，即使以後這個專案胎死腹中，但這些計畫過程的資料都可以成為其他工作很好的參考。

「真正的計劃」不是在做時間管理，而是在做「想法管理」；是「怎麼做？」、「做什麼？」的問題。所以長期的計劃我會選擇寫在 Evernote 中，並且透過筆記不斷的去衍伸計畫內容。

然後，企劃到達一個階段後，就開始要進入執行步驟。

這時候我會在 Evernote 裡，利用插入待辦事項的功能，建立這個專案的「計劃流程表」，因為之前所有資料都儲存在 Evernote 中，所以直接把上述過程裡所有的資料轉化成執行流程即可。

這裡我需要的不是時間提醒，而是以下幾件事情：

• 1.清楚的區分不同階段、不同責任下的工作流程。
• 2.可以隨時插入與修改新流程。
• 3.清楚知道做過什麼？還沒做什麼？進展到哪個階段？
• 4.能夠和重要工作資料一起管理、儲存。

而 Evernote 裡的「一則筆記」就可以幫我滿足上面的需求，單純的筆記編輯就能區分好不同工作階段與隨時調整流程，也能一目了然目前的進展，經由插入檔案與記事連結，則能把所有工作重要資料和這則計劃筆記串連在一起。

參考：兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法

二、建立常用的工作流程模版

有時候不同專案之間會有重複的、類似的工作流程，那麼就不用每次建立專案時重新把流程想一遍，那些常常反覆進行的計劃流程（通常是工作裡的固定行政流程），可以在 Evernote 裡建立一則「模版」用途的筆記，以後遇到需要的專案，就直接複製過去。

在第一次執行專案時，我用 Evernote 規劃了該次工作的流程筆記，下次遇到類似的專案，我可以直接複製上次工作流程用在最新專案中，只要針對新的情況作修改即可。

另外一個好處是，流程是要經過反覆實作來修改與優化的，下一次專案要在前一次專案的基礎上，去調整之前的缺點，這樣我們的工作流程才會愈來愈有效率和效果。

參考：從改變你記錄事情的方法開始，工作上的做筆記心得分享

三、設定工作階段與截止日

經由 Evernote 建立了專案的工作流程、資料統整中心後，那麼這個專案什麼時候要完成？什麼時候可以完成呢？這裡我會依靠 Google 日曆進行管理。

因為在 Evernote 中已經列出了完成工作需要的執行步驟，所以大概可以去估算需要的時間，並且區分出幾個工作階段。這時候就在 Google 日曆裡把每個「工作階段」的截止日期註記上去，讓自己了解還剩下多少時間可以執行，以及不同專案之間的時間是否會有衝突。

我不會在行事曆預排所有步驟的執行日期，而是規劃「大工作階段」的截止日，把前面在 Evernote 列出的流程，區分為幾個不同的完成進度階段，然後把這個階段的截止日期寫到行事曆中提醒，例如規劃每週、每兩週應該執行到哪個階段進度。

四、收集今天、明天要做的任務

經過上述步驟，在 Evernote 中有一則專案管理筆記是整個計畫流程與資料，在 Google 日曆中則具體的呈現出了每個工作階段應該執行完成的進度。但是這些進度，是需要許多等待執行的小任務來推動的。

這時候我會利用 Gmail 中的「 Google 工作表」收集專案中今天、明天要做的小任務，而一些臨時插入的其他工作任務，其他必須要去做的瑣事，我也統一利用 Google 工作表管理。

這些任務的特質是做完就可以刪去，不需要繼續留存，但一定要「提醒自己記得做」！而 Google 工作表就具備了記錄與提醒的功能，我只需要每天固定時間收集明天要做的任務即可。

五、收到任務郵件

之所以使用 Google 工作表來當短期任務的待辦清單，有一個最大的好處，那就是 Google 工作表結合在 Gmail 中，而目前數位工作裡電子郵件仍然是傳遞工作任務最常使用的媒介。

一個專案開始進行後，就會開始在電子郵件信箱裡收到很多和工作相關的郵件，可能是合作夥伴傳遞的資料、主管交代的任務等等。而「 Google 工作表」就可以直接把 Gmail 收到的任務郵件變成待辦清單裡面的任務提醒。

任何經由郵件傳來的瑣碎任務，都可以快速加入 Google 工作表的待辦清單中。這部份可以參考：如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享

六、收到任務筆記

或者在 Evernote 中寫下的會議記錄、臨時記下的重要資料，如果有「執行」的需要，也可以把這則筆記傳送郵件到自己的 Gmail，然後同樣列入 Google 工作表待辦清單中。

這樣就讓筆記的零散任務也能有時間提醒的功能。

七、短期的時間提醒

「 Gmail 」與「 Google 工作表」作為我的「短期時間提醒」，一方面工作表可以直接顯示在 Google 日曆上，另外一方面手機上也可以利用 Gtasks 等 App 來同步。平常臨時有什麼必須去做的小任務，也都可以很方便的隨手記到 Google 工作表中。

「 Google 工作表」用來提醒我的下一步行動、記住瑣碎的任務，使用工作表時我的目標就是每天清空它，讓自己空閒時間可以知道應該做什麼。

參考：待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案

八、中期的時間資源籌劃

而在「 Google 日曆」上則可以看到中期的「時間資源規劃」，了解每一段時間必須完成的進度。

Google 日曆則是讓我了解在一週或兩週的時間內，我還有多少時間可以安排？如果要插入新工作、調整執行步驟，都可以因此有所依據。

參考：Google日曆 最佳化：在忙碌瑣事中有效率掌握最重要行程

九、長期的產出控管

最後在「 Evernote 」中不是作為時間管理用途，而是作為產品內容本身的管理而存在，進行「長期的產出控管」。

經由專案管理的筆記，我可以知道目前完成了哪些產出？還有哪些產出沒有完成？了解整個專案的執行流程與進度狀況。並且在 Evernote 中連結這些執行成果與參考資料。再透過前面 Google 日曆的時間資源管理，如果時間不夠時，我可以回到 Evernote 去取捨還需要完成哪些事情。

於是，不管是專案的開頭、執行與完成後，所有資料都除存在 Evernote 中，完成了哪些流程也一一在筆記裡有所記錄，這樣只要儲存這一份專案筆記，以後就能成為很好的工作參考。

小結：

在我的專案時間管理計劃中：

• 1.Evernote：管理整個專案的流程規劃與重要資料。
• 2.Google日曆：設定專案的工作階段截止日。
• 3.Google工作表：收集目前要執行的任務。

每天工作的時間提醒主要來自於「 Google 工作表」，讓我知道現在應該做什麼。但每天下班前，我會回到「 Google 日曆」看看完成進度所剩的時間，規劃明天要列入 Google 工作表的任務。

然後再到「 Evernote 」中編輯專案流程計劃，看看目前已完成、未完成的成果，然後思考是否需要增刪什麼內容。

我覺得區分這三種層次，可以讓自己的工作管理更加清晰，提供大家參考，歡迎大家也一起來分享你們的工作管理心得。

設定截止時間的意思不是要在這個時間點前「完成」，而是到了這個時間點就一定要「進入下一個階段」，雖然兩者有類似的地方，但卻是截然不同的精神。

如果你認為截止日期是要把東西完成，那麼你會因為尚未完成而想說可以延後截止日期。但是如果你認為截止日期是要「進入下一個階段」，那麼你的思考就會變成：目前已經完成的東西怎麼轉移到下一個階段，而尚未完成的東西可以在下一個階段如何適度補救。

後面的思考模式才能讓你保持工作進展的動力。

當然我們都不想拖延，但現實情況就是很多朋友都無法把每天表列的所有待辦事項清單完成。所以練習「正確拖延」的技巧也很重要，什麼是正確的拖延？

1.你還是應該把所有該做的事情記下來，拖延就算了，忘記就慘了。
2.有時候拖延是因為你喜歡把事情提前排上時程。
3.有時候拖延是因為你沒有考慮今天能力內能做的事情。
4.這都沒關係，但你都不應該有這樣的觀念：「把事情留在昨天的清單上，今天我能立刻補完」……別傻了，延後你的拖延任務吧！
5, 去做你想做的事情，比現在什麼都不做好。
6, 去做重要的事情，拖延次要的事情，也是一種工作技巧。
7, 試著部份拖延。把原本任務拆成兩份或多份，今天先做一點。
8, 別忘了你的專案進度期限表，不要騙自己，即時和團隊溝通進度的修正吧！
9, 你還是應該把所有該做的事情記下來，是的，讓你自己完全掌控還有哪些事情要做，這樣你才能永遠知道自己到底有沒有能力在24小時後把最重要的工作在截止期限前交出，並且在真正的衝刺期排除那些次要任務而鎖定關鍵任務。

拖延最大的問題不是沒有完成表訂之事，而是什麼都沒做。

如果你還想了解更多，歡迎參考：
在數位時代裡，每天你應該練習清空的 5 件事：http://playpcesor.blogspot.com/2012/04/5.html
待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案：http://playpcesor.blogspot.com/2012/08/to-do-list.html
Gmail, Google日曆, Evernote 短中長期專案時間管理心得：http://playpcesor.blogspot.com/2013/01/evernote-gmail-google.html